In Fellow Intranet können Sie Ihrem Space ganz einfach Dokumente hinzufügen, die dann allen Mitgliedern zur Verfügung stehen. Dokumente können auf verschiedene Arten hinzugefügt werden, um Flexibilität für verschiedene Arbeitsabläufe zu gewährleisten. Beachten Sie, dass die Bibliothek in den Space-Einstellungen aktiviert sein muss, damit diese Funktion verfügbar ist.
Aktivieren oder Deaktivieren der Option: Hinzufügen von Dokumenten
Die Möglichkeit, Dokumente hinzuzufügen, kann in jedem Space ein- oder ausgeschaltet werden. Diese Einstellung kann durch Navigieren zu den Raumeinstellungen angepasst werden.
Wie man ein Dokument hinzufügt
Sie können ein Dokument mit einer der folgenden Methoden hinzufügen:
Hochladen von Dokumenten
Wenn Sie ein Dokument hinzufügen möchten, haben Sie zwei Möglichkeiten zum Hochladen:
- Von Ihrem Computer hochladen: Wählen Sie ein Dokument von Ihrem lokalen Gerät aus.
- Drag and drop: Ziehen Sie die Datei einfach in den gewünschten Ordner in der Bibliothek.
Veröffentlichung und Sichtbarkeit des Dokuments
Die Person, die das Dokument hochlädt, hat mehrere Möglichkeiten, die Sichtbarkeit des Dokuments zu steuern:
- Entwurfsmodus: Das Dokument bleibt im Entwurfsmodus und ist nur für den Hochladenden oder bestimmte Mitglieder sichtbar.
- Sofort veröffentlichen: Das Dokument wird sofort für alle Mitglieder sichtbar gemacht.
- Automatische Veröffentlichung planen: Legen Sie ein zukünftiges Datum fest, an dem das Dokument automatisch veröffentlicht werden soll.
- Enddatum festlegen: Geben Sie an, wann das Dokument nicht mehr auf der Plattform sichtbar sein soll. Nach diesem Datum geht das Dokument in den Status "abgelaufen" über.
Dokumentversionierung
Wenn Sie Änderungen an einem Dokument vornehmen, können Sie eine neue Version hochladen:
- Die vorherige Version wird in der Dokumentenhistorie gespeichert.
- Die Mitglieder sehen und durchsuchen nur die neueste Version in der Bibliothek und in den Suchergebnissen.
Dokumentvorschau und Download
Wenn Mitglieder die Dokumentenseite öffnen, haben sie zwei Möglichkeiten:
- Herunterladen des Dokuments für den Offline-Zugriff.
- Sie können eine Vorschau des Dokuments im eingebauten Vorschaufenster anzeigen, so dass sie den Inhalt ohne Herunterladen betrachten können.
Durch die Bereitstellung dieser Optionen für das Hochladen, Verwalten und Anzeigen von Dokumenten stellt Fellow Intranet sicher, dass die Inhalte für alle Mitglieder leicht zugänglich und gut organisiert sind.